Bij veel bedrijven is efficiënt werken geboden. De harde concurrentie gaf al jaren aanleiding om goed op de kosten te letten. De tekorten aan personeel geven nu een extra reden om nog eens kritisch naar de inzet van mensen en de organisatie van het werk te kijken. In dit artikel worden concrete aanknopingspunten gegeven om de efficiëntie in het bedrijf te vergroten.
De arbeidsmarkt wordt steeds krapper
Volgens economen is een geringe werkloosheid noodzakelijk voor een goed functionerende arbeidsmarkt. Bij een werkloosheidspercentage van ongeveer 5%, zouden werkgevers nog aan voldoende mensen kunnen komen, terwijl de kosten van inactiviteit te dragen zijn en er voor de mensen nog voldoende perspectief is om weer een nieuwe baan te vinden. De werkloosheid is volgens CBS van bijna 7,5% in 2014, gedaald naar gemiddeld 4,9% in 2017 (zie onderstaande figuur) en vervolgens verder gedaald naar 3,9% in augustus 2018 (seizoensgecorrigeerd). Daarmee zijn er eenvoudigweg geen mensen meer om overal in de behoefte te voorzien. Zeker als die mensen ook nog eens gekwalificeerd moeten zijn, dan wordt de spoeling dun.
Beschikbaar aanbod aan personeel is snel gedaald (bron: CBS)
Vraag/aanbod-verhouding drijft de prijs op
Jarenlang hebben we gezien dat de lonen vrijwel niet stegen en het besteedbaar inkomen van de werknemers bleef achter bij de ontwikkeling van de economie. Nu zien we dat werknemers steeds meer eisen kunnen stellen aan hun beloning. In de installatiesector worden technische mensen weggekaapt door slimme intermediairs die ze vervolgens tegen hogere tarieven wegzetten. In het onderwijs gebeurt inmiddels hetzelfde. Er hoeft (lokaal) maar 1 werknemer te weinig te zijn in een branche om dit spel te kunnen spelen. De vacature schuift immers telkens door naar een ander. In sommige gevallen kunnen mensen zelfs via deze route op hun oude plek terugkomen. Dat is leuk voor de werknemer, zolang de krapte aanhoudt, want de beloning stijgt snel. Voor ondernemers is het een nachtmerrie omdat zij de gestegen kosten nauwelijks kunnen doorberekenen in hun eindproduct.
Conjunctureel én structureel tekort
Doordat de economie goed draait, is er in diverse sectoren veel vraag naar mensen. Daarnaast zien we een aantal structurele ontwikkelingen die in verschillende sectoren zorgen voor een structurele vraag naar (geschoold) personeel. Voorbeelden daarvan zijn:
- Door vergrijzing en betere behandelmogelijkheden neemt de vraag naar zorg toe. In de zorgsector is er een grote latente vraag die door nieuw aanbod geactiveerd wordt. Mensen worden immers altijd ziek, en als we eenmaal ziekte A kunnen genezen, dan krijg je vroeg of laat ziekte B.
- De energietransitie zorgt voor een grote vraag naar installateurs van zonnepanelen, warmtepompen en andere oplossingen om minder fossiele brandstoffen te gebruiken.
- Informatietechnologie wordt in steeds meer producten en diensten toegepast. De consument vindt het normaal als hij 24/7 via internet of app geholpen wordt. Bovendien krijgen steeds meer producten ingebouwde intelligentie. Dat zorgt voor een groeiende vraag naar mensen die kunnen programmeren en die gegevens kunnen analyseren.
Concrete recepten om meer te doen met minder mensen
Toen de telefonie zijn intrede deed in Amerika en snel groeide, voorspelde men dat niet iedereen een telefoonaansluiting zou kunnen krijgen, omdat er op zeker moment niet genoeg telefonistes zouden zijn om al die bellers door te verbinden. Inmiddels weten we dat de computergestuurde telefooncentrale helemaal zonder telefonistes kan, terwijl vrijwel elke Nederlander een telefoonaansluiting heeft.
Als je op diezelfde manier kijkt naar de voorspellingen over de ontwikkelingen van personeelstekorten in transport, installatietechniek of onderwijs, dan weet je dat er een nieuwe manier van werken nodig is. Eigenlijk moeten we ophouden met een procentje extra loon om medewerkers aan te trekken in de hoop met een extra collega de werkdruk te verlagen. Je zou je moeten afvragen hoe je 30% meer zou kunnen doen met 30% minder mensen. Dat dwingt je om eens op een heel andere manier te gaan nadenken over de manier waarop het werk georganiseerd is en fundamentele vragen te stellen. Waar besteden onze mensen eigenlijk tijd aan? Worden klanten daar ook blijer van? Er zijn verschillende manieren om meer te doen met minder mensen. Achtereenvolgens worden toegelicht:
- Aanbod van producten en diensten saneren;
- Werkprocessen volgens plug en play principe;
- Beter automatiseren;
- Toepassen van kunstmatige intelligentie.
Aanbod van producten en diensten saneren
In de loop der tijd ontstaan er talloze varianten van producten en diensten. Vaak zijn die ingegeven door marketing overwegingen: door een andere naam en een zeer klein verschil in specificaties wordt de indruk gewekt dat het om een geheel ander product gaat. Op die manier kan er een folder geclaimd worden dat men iets nieuws heeft en wordt voor de markt volstrekt onduidelijk wat men moet kiezen. De diversiteit kost echter ook heel veel tijd in alle schakels van het productieproces.
Een kaasboer die alleen maar jongbelegen kaas verkoopt in stukken van 5 euro, hoeft alleen nog maar grote stukken af te snijden en is met afrekenen ook vrijwel geen tijd kwijt. Ook het opmaken van de kassa kost minder tijd, want het muntgeld speelt vrijwel geen rol meer. Voor de klant heeft hij een buitengewoon helder aanbod dat geen uitleg meer behoeft. Dat is wellicht een extreem voorbeeld, maar vaak krijgt een klant meer diversiteit dan hij wenst. Vaak is het zelfs goedkoper om elke klant het beste product te geven en het aantal varianten drastisch te reduceren. Een modulaire productopbouw kan daarbij helpen: veel variatie voor de klant en weinig variatie intern.
Werkprocessen volgens plug en play principe
Ook bij interne procedures kost diversiteit veel tijd. Daarom zou je alle procedures in de organisatie moeten vormgeven zoals Steve Jobs een app liet ontwikkelen: zo min mogelijk gegevens invoeren, want die kunnen ook vaak automatisch uit andere systemen komen, heldere stappen, éénknopsbediening. Dat is alsof je een nieuwe printer aansluit zonder de ingewikkelde installatieprocedure die we vroeger hadden. Hij doet het meteen. Als je het werk vereenvoudigt, dan is het ook gemakkelijker om lager geschoold personeel in te zetten op momenten dat de werkdruk oploopt.
Beter automatiseren
Er wordt heel veel geïnvesteerd in automatisering, maar vaak is onduidelijk welke tijdbesparing daarmee gerealiseerd wordt. In sommige gevallen leveren geautomatiseerde systemen wel snel inzicht, maar wordt geen rekening gehouden met de tijd die nodig is om alle gegevens in te voeren. Bij automatisering dienen daarom vooraf duidelijke doelen gesteld te worden. Gaat het om verbeterd inzicht, om tijdbesparing, of om nieuwe dienstverlening?
Toepassen van kunstmatige intelligentie
Er kan veel werk bespaard worden als we alle besluiten die met enige regelmaat genomen worden, aan een computer overlaten. Voor herhalingswerk is een computer sneller en accurater dan mensen. De moderne zelflerende algoritmen kunnen zelf beslisregels ontdekken op basis van de bestaande praktijk. Dergelijke algoritmen kunnen zowel in administratieve processen als in fysieke productieprocessen worden toegepast. Volgens een studie van de OECD, liepen Nederlandse bedrijven flink achter bij landen als Spanje en Denemarken bij het toepassen van deze technologie die ook in industriële robots wordt verwerkt. Bij grote ondernemingen worden robots al veel toegepast, maar bij middelgrote en kleine ondernemingen nog niet. Toch zijn de kosten al dermate ver gedaald, dat ook middelgrote bedrijven daarvan kunnen profiteren. Waarschijnlijk is de landbouwsector één van de meest vooruitstrevende sectoren in Nederland. Daar worden koeien al gemolken door een automaat, en rijden autonome tractoren kaarsrecht over een akker, terwijl slimme camera’s registreren welk plantje als onkruid beschouwd wordt en moet worden gewied of verdelgd. Dergelijke procesverbeteringen kunnen in heel veel andere sectoren ook toegepast worden.
Snelle actie geboden
Het is nu een goed moment om te investeren in verbetering van de productiviteit. Zolang het goed gaat met de economie, kunnen die investeringen snel terugverdiend worden door extra omzet. En als de economie terugloopt, dan heb je veel plezier van een verlaagd kostenniveau en een betere concurrentiepositie.